Hãy mở hộp thư và tìm từ unsubscribe (hủy đăng ký). Với đa số mọi người, chỉ vài chục người gửi đã chiếm phần lớn số thư kéo về, và nhiều người trong đó là công ty mà bạn từng đưa địa chỉ chỉ để lấy một phiếu giảm giá hay tải một tệp. Kết quả tìm kiếm ấy là điểm xuất phát tốt nhất nếu bạn muốn chặn thư rác, vì nó tách những thư có thể tắt trong một phút ra khỏi những thư cần đến bộ lọc.
Tóm tắt ngắn: hãy báo cáo thư rác thật thay vì chỉ xóa, chỉ hủy đăng ký với người gửi mà bạn nhận ra, thêm vài bộ lọc hẹp cho phần còn lại, và đừng đưa địa chỉ chính cho những trang bạn sẽ không quay lại. Không cách nào loại bỏ hoàn toàn thư rác, và hướng dẫn nào hứa điều đó là đang bán hàng cho bạn. Nhưng những bước này đủ để đưa thư rác xuống mức bạn có thể bỏ qua, và các phần dưới đây giải thích từng bước, theo thứ tự cho kết quả nhanh nhất.
Ba loại thư không mong muốn, ba cách xử lý khác nhau
Mọi người gọi tất cả những gì không muốn đọc là "thư rác", nhưng từ này gộp ba vấn đề riêng biệt. Nhầm lẫn giữa chúng là lý do một lời khuyên hay dẫn đến kết quả tệ, chẳng hạn bấm "hủy đăng ký" trong một thư lừa đảo.
| Loại | Ví dụ thường gặp | Nên làm gì | Nên tránh |
|---|---|---|---|
| Thư quảng cáo phiền toái (graymail) | Ưu đãi hằng tuần của một cửa hàng, sau khi bạn tích một ô cách đây hai năm | Hủy đăng ký | Báo cáo thư này trong khi bạn vẫn muốn nhận các thư khác của thương hiệu đó |
| Thư rác thật | Hiệu thuốc giả, "bạn đã trúng thưởng", lời chào hàng SEO từ người lạ | Báo cáo là thư rác | Bấm vào bất kỳ liên kết nào, kể cả liên kết hủy đăng ký |
| Thư độc hại | Thông báo "giao hàng thất bại" kèm trang đăng nhập giả, hoặc hóa đơn có tệp đính kèm lạ | Báo cáo là lừa đảo (phishing) và tự kiểm chứng bằng đường khác | Trả lời, mở tệp đính kèm, gọi số điện thoại trong thư |
Loại thư quảng cáo phiền toái thường hợp pháp và thường dừng lại khi bạn yêu cầu. Ở Hoa Kỳ, đạo luật CAN-SPAM yêu cầu email thương mại phải có cách từ chối nhận hoạt động được và người gửi phải thực hiện trong vòng 10 ngày làm việc. Ở EU, email tiếp thị gửi cho cá nhân nhìn chung cần có sự đồng ý trước, với một ngoại lệ hạn chế cho khách hàng hiện có của công ty. Các quy định này ràng buộc những công ty muốn hoạt động đàng hoàng. Kẻ bán thuốc giả thì phớt lờ chúng, nên cùng một nút bấm không thể giải quyết cả hai vấn đề.
Địa chỉ của bạn bị lộ bằng cách nào?
Mười phút điều tra ở bước này sẽ đỡ công sức về sau. Một địa chỉ thường bị lộ theo một trong các cách dưới đây, và mỗi cách dẫn đến một cách khắc phục khác nhau.
Bạn tự đưa ra rồi quên
Cuộc thi, chương trình khách hàng thân thiết của cửa hàng, trang đăng nhập Wi-Fi, tệp PDF miễn phí và các bài trắc nghiệm kiểu "nhập email để xem kết quả" đều xây dựng danh sách email. Một số chính sách quyền riêng tư nói rõ việc chia sẻ bằng những cụm như "đối tác đáng tin cậy" hay "bên thứ ba cho mục đích tiếp thị". Nếu thư rác bắt đầu đến ngay sau một lần đăng ký nào đó, đây rất có thể là nguyên nhân.
Một công ty bạn từng dùng bị xâm nhập
Khi một dịch vụ để mất cơ sở dữ liệu người dùng, các địa chỉ email thường nằm trong những bộ sưu tập lưu hành nhiều năm. Bạn có thể kiểm tra một địa chỉ trên Have I Been Pwned, một dịch vụ tra cứu rò rỉ dữ liệu hoạt động lâu năm. Kết quả có cho bạn biết địa chỉ đã bị lộ, đồng thời cho biết mật khẩu nào có thể cần đổi. Bài hướng dẫn cần làm gì sau khi bị rò rỉ dữ liệu của chúng tôi nói chi tiết về phần mật khẩu. Hãy cẩn thận với các trang lạ kiểu "email của tôi có bị hack không?", vì nhập địa chỉ vào đó có thể chính là cách người ta xây dựng một danh sách.
Nó được đăng công khai ở đâu đó
Bot quét các trang công khai để tìm bất cứ thứ gì có dạng địa chỉ email: trang liên hệ, chữ ký trên diễn đàn, CV công khai, tệp PDF và lịch sử commit của các kho mã nguồn. Hãy tìm toàn bộ địa chỉ của bạn trong dấu ngoặc kép và xem có gì hiện ra. Trên GitHub và các nền tảng tương tự, bạn có thể cấu hình một địa chỉ commit no-reply riêng tư để các commit mới không còn đăng địa chỉ thật của bạn, dù các commit cũ vẫn giữ những gì đã ghi.
Nó dễ đoán
Kẻ gửi thư rác không cần tìm thấy info@, sales@ hay sarah@ trong bất kỳ danh sách nào. Chúng tự tạo các tên có khả năng cao tại những tên miền đã biết rồi gửi đến tất cả. Địa chỉ ngắn và phổ biến nhận nhiều thư kiểu này hơn, và cẩn thận đến đâu cũng không ngăn được. Với địa chỉ chức danh trên tên miền riêng, cách thực tế là lọc. Với địa chỉ cá nhân, có thể bạn phải chấp nhận một chút nhiễu.
Thiết bị của một người quen bị nhiễm mã độc
Mã độc thu thập sổ địa chỉ có thể đưa bạn vào một danh sách mà bạn không làm gì cả. Dấu hiệu là thư rác nhắc đến tên một người bạn hoặc xuất hiện dưới dạng thư trả lời cho một chuỗi thư cũ.
Một cách đơn giản để lần ra các vụ lộ về sau
Gmail và Outlook.com đều hỗ trợ địa chỉ cộng (plus addressing): thư gửi đến yourname+shopname@gmail.com sẽ về yourname@gmail.com. Hãy cho mỗi cửa hàng hay dịch vụ một thẻ riêng. Nếu sau này thư rác đến với đích là +shopname, bạn biết nó từ đâu ra, và có thể lọc đúng thẻ đó vào thùng rác. Đây là công cụ chẩn đoán chứ không phải lá chắn quyền riêng tư, vì ai cũng có thể bỏ thẻ đi và thấy địa chỉ gốc của bạn, và một số biểu mẫu không chấp nhận dấu cộng.
Bắt đầu với hai nút bạn đã có sẵn
Các nhà cung cấp lớn thấy cùng một chiến dịch đổ về hàng triệu hộp thư cùng lúc, và không quy tắc nào bạn tự viết có thể sánh với tầm nhìn đó. Việc của bạn là cung cấp cho bộ lọc của họ những tín hiệu tốt và đừng cản đường nó.
Hãy dùng nút báo cáo thay vì xóa. Trong Gmail, đó là Báo cáo spam; trong Outlook, nó nằm dưới mục Báo cáo với tên Báo cáo thư rác hoặc Báo cáo lừa đảo, tùy phiên bản. Xóa thì nhà cung cấp không biết gì cả. Một báo cáo giúp huấn luyện bộ lọc của chính bạn và cộng thêm vào hồ sơ khiếu nại về người gửi. Hồ sơ đó có ý nghĩa với người gửi: theo quy định của Google dành cho những ai gửi hơn 5.000 thư mỗi ngày đến địa chỉ Gmail, tỷ lệ khiếu nại chạm 0,3% có thể làm hỏng khả năng gửi thư của họ, và Google khuyên nên giữ dưới 0,1%.
Nút đối lập cũng quan trọng không kém. Khi một thư thật rơi vào mục thư rác, hãy mở nó và chọn Không phải spam hoặc Không phải thư rác. Trong tháng đầu sau khi thay đổi bất cứ điều gì, hãy xem qua thư mục thư rác mỗi tuần một lần. Gmail xóa thư rác sau khoảng 30 ngày, còn các nhà cung cấp khác tự đặt giới hạn riêng, nên xem mỗi tuần sẽ bắt được nhầm lẫn khi bạn vẫn còn khôi phục được.
Thêm một việc cần kiểm tra: tìm các quy tắc cũ đang làm ngược lại ý bạn. Trong Gmail, vào Cài đặt, Xem tất cả chế độ cài đặt, rồi Bộ lọc và địa chỉ bị chặn. Một bộ lọc đặt "Không bao giờ gửi vào Spam" cho một tên miền rộng sẽ để thư rác đi thẳng vào. Trong Outlook, hãy xem Cài đặt, Thư, Quy tắc, và danh sách Người gửi an toàn trong phần cài đặt thư rác. Nếu bạn đọc thư bằng chương trình trên máy tính, hãy giữ bộ lọc phía máy chủ của nhà cung cấp luôn bật. Bộ lọc thư rác cục bộ của chương trình chỉ là một lớp bổ sung, không thay thế được nó.
Dọn dẹp xong trong 30 phút
Nếu hộp thư của bạn đã mất kiểm soát, hãy làm lần lượt các bước này một lần. Bạn có thể dừng ở bất kỳ lúc nào mà vẫn tốt hơn so với lúc bắt đầu.
- Liệt kê những người gửi tệ nhất (5 phút). Tìm
unsubscribe. Trong Gmail, thu hẹp bằngcategory:promotionssẽ có ích nếu bạn dùng các tab. Ghi lại 20 người gửi bạn thấy nhiều nhất. - Phân loại họ (2 phút). Đánh dấu từng người là "nhận ra, không muốn", "nhận ra, vẫn muốn" hoặc "chưa từng nghe tên".
- Hủy đăng ký nhóm đầu tiên (10 phút). Dùng nút hủy đăng ký mà ứng dụng thư hiển thị cạnh tên người gửi nếu có. Phần tiếp theo giải thích vì sao cách này an toàn hơn một liên kết.
- Báo cáo nhóm thứ ba (3 phút). Chọn chúng và báo cáo là thư rác, đừng mở thứ gì không cần thiết.
- Dọn thư tồn (5 phút). Tìm
from:sender.examplerồi xóa hoặc lưu trữ hàng loạt. Trong Gmail, kết hợpolder_than:1yvới một người gửi sẽ thu hẹp thêm. - Viết hai hoặc ba bộ lọc (5 phút). Chỉ cho những gì còn lại và vẫn tiếp tục đến, theo các quy tắc bên dưới.
Sau đó, hãy để các người gửi "vẫn muốn" trong một nhãn hoặc thư mục riêng, để chúng không còn chen chúc với thư của người thật.
Bấm hủy đăng ký có an toàn không?
Còn tùy ai là người gửi. Quy tắc cũ "đừng bao giờ bấm hủy đăng ký" đúng với thư rác thật nhưng sai với những người gửi hợp pháp, nơi hủy đăng ký là cách sửa nhanh nhất.
Con đường an toàn nhất là nút mà ứng dụng thư hiển thị gần tên người gửi. Nó dựa vào một tiêu đề có tên List-Unsubscribe thay vì một liên kết trong nội dung thư, nên bạn không phải rời khỏi hộp thư. Từ năm 2024, Google và Yahoo yêu cầu người gửi hàng loạt hỗ trợ hủy đăng ký chỉ bằng một cú bấm qua cơ chế này, được định nghĩa trong RFC 8058, và Google kỳ vọng yêu cầu được thực hiện trong hai ngày. Vì vậy nếu thư của một người gửi lớn không có nút như thế, điều đó đáng để ý.
Khi không có nút, hãy làm theo trình tự quyết định này:
- Bạn có nhận ra người gửi và nhớ mối quan hệ không? Nếu có, hãy dùng liên kết ở chân thư, sau khi rê chuột lên đó (hoặc nhấn giữ trên điện thoại) để xác nhận nó trỏ đến tên miền của người gửi hoặc một dịch vụ email marketing quen thuộc.
- Đó có phải thương hiệu thật mà bạn chưa bao giờ đăng ký không? Hãy xem kết quả xác thực, giải thích ở dưới. Nếu các kiểm tra không đạt, đó là mạo danh, hãy báo cáo. Nếu đạt, hủy đăng ký là hợp lý.
- Người gửi có lạ không, hoặc nội dung rõ ràng là rác? Đừng bấm. Một cú bấm có thể xác nhận rằng địa chỉ của bạn đến được một người thật sự đọc thư. Hãy báo cáo thay vào đó.
- Trang đó có yêu cầu bạn đăng nhập, hoặc nhập thêm bất cứ gì ngoài địa chỉ không? Hãy đóng nó lại. Hủy đăng ký không bao giờ cần mật khẩu của bạn. Bài cách nhận biết email lừa đảo của chúng tôi cho thấy những trang giả này thường trông ra sao.
Hãy cho yêu cầu một khoảng thời gian để có hiệu lực. Người gửi vẫn gửi thư cho bạn hai tuần sau một lần từ chối hợp lệ thì đáng bị báo cáo thư rác. Nếu bạn đang đăng ký quá nhiều danh sách cùng lúc, bài kiểm soát tình trạng quá tải bản tin của chúng tôi bàn riêng về vấn đề đó.
Đọc tiêu đề thư khi bạn không chắc
Tên hiển thị chẳng chứng minh được gì, vì ai cũng có thể gõ "Ngân hàng của bạn" vào đó. Tiêu đề (header) của thư cho biết nhiều hơn. Trong Gmail, mở menu ba chấm và chọn Hiển thị thư gốc. Trong Outlook trên web, tìm Xem, rồi Xem nguồn thư. Bạn sẽ thấy văn bản thuần, với phần tóm tắt ở đầu trong Gmail, và đây là những dòng cần tìm:
Authentication-Resultsbáo cáo ba kiểm tra. SPF hỏi liệu máy chủ gửi có được phép gửi thay cho tên miền đó không. DKIM hỏi chữ ký mã hóa của thư có hợp lệ không. DMARC hỏi tên miền trong dòng From hiển thị có khớp với một tên miền đã vượt qua một trong hai kiểm tra kia không.Return-Pathcho biết thư trả về (bounce) đi đâu. Việc nó khác địa chỉ From là chuyện thường trong thư marketing hợp pháp, nên riêng điều này chứng minh được rất ít.- Các dòng
Receivedliệt kê các máy chủ trên đường đi. Hãy đọc từ dưới lên để theo dõi lộ trình. Những dòng trên cùng do các máy chủ đáng tin thêm vào, còn các dòng thấp hơn có thể bị giả mạo. List-Unsubscribecho biết người gửi có hỗ trợ cách từ chối đúng chuẩn hay không.
Đây là cách nó diễn ra trong thực tế. Một thư tự nhận từ ngân hàng của bạn mà hiện dmarc=fail rất có thể là giả mạo: hãy báo cáo và tự mở trang của ngân hàng. Một bản tin hiện spf=pass, dkim=pass và dmarc=pass cùng dòng List-Unsubscribe có lẽ là thư quảng cáo phiền toái, có thể yên tâm hủy đăng ký. Tuy nhiên, vượt qua kiểm tra không có nghĩa thư đáng tin. Nó chỉ cho thấy thư thật sự đến từ tên miền đó, mà tội phạm cũng có thể đăng ký tên miền rồi xác thực chúng.
Viết bộ lọc không phản tác dụng
Bộ lọc đáng có khi nó hẹp đến mức không thể bắt nhầm thứ bạn muốn. Tác hại của một bộ lọc quá rộng thì vô hình, vì bạn không bao giờ thấy những thư đã mất.
| Ý tưởng bộ lọc | Đánh giá | Lý do |
|---|---|---|
Thư gửi đến yourname+oldshop@gmail.com vào thùng rác | Tốt | Thẻ này chỉ từng được dùng cho cửa hàng đó |
| Một cụm từ chỉ có trong một chiến dịch bạn liên tục nhận | Tốt | Rất ít khả năng bắt nhầm thư thật |
| Một tên miền cụ thể mà bạn không có giao dịch gì | Được | Giúp với người gửi dai dẳng, ít hiệu quả với người đổi liên tục |
| Bản tin của một người gửi bỏ qua hộp thư đến và vào một nhãn | Tốt | Không mất gì, và vẫn đọc được sau này |
| Mọi thư chứa chữ "free" hoặc "offer" | Tệ | Thư thật dùng những từ này mỗi ngày |
| Mọi thứ có tệp đính kèm từ người gửi lạ | Tệ | Bắt cả hóa đơn, vé và CV |
| Đuôi tên miền của cả một quốc gia | Tệ | Chặn cả những người và dịch vụ hợp pháp ở đó |
Trong Gmail, hãy tạo bộ lọc từ thanh tìm kiếm: nhập tiêu chí, mở các tùy chọn và chọn Tạo bộ lọc. Các toán tử to: và from: của Gmail rất phù hợp cho việc này. Trong Outlook, vào Cài đặt, Thư, Quy tắc. Trong vài tuần đầu, hãy chuyển các thư khớp vào một thư mục thay vì xóa, để bạn kiểm tra quy tắc hoạt động ra sao trước khi tin nó. Sau vài tháng, hãy xóa những quy tắc không còn khớp thư nào.
Chặn từng địa chỉ riêng lẻ là công cụ yếu trước thư rác thật, vì người gửi thay đổi liên tục. Nó chỉ hiệu quả với một việc: một công ty dùng một địa chỉ duy nhất và phớt lờ yêu cầu từ chối của bạn.
Ngăn thư rác mới bắt đầu
Mọi thứ cho đến đây là xử lý thư rác đã có. Phòng ngừa quy về một thói quen: đưa những địa chỉ khác nhau cho các mức độ tin cậy khác nhau.
Hãy nghĩ theo ba tầng. Địa chỉ chính dành cho ngân hàng, dịch vụ công, nơi làm việc, bác sĩ, nơi đăng ký tên miền và những người bạn quen, ngoài ra không ai khác. Địa chỉ phụ hoặc bí danh dành cho các cửa hàng bạn mua sắm, các gói đăng ký và tài khoản bạn định giữ, vì hóa đơn và thư đặt lại mật khẩu cần đến được với bạn trong nhiều năm. Nếu muốn so sánh các lựa chọn, chúng tôi giải thích sự khác nhau giữa bí danh, địa chỉ cộng và thư tạm trong một bài riêng. Địa chỉ ngắn hạn lo phần còn lại: thư bạn chỉ cần một lần rồi thôi.
| Tình huống | Địa chỉ chính | Bí danh hoặc địa chỉ phụ | Hộp thư tạm thời |
|---|---|---|---|
| Ngân hàng, cơ quan nhà nước, y tế | Có | Không | Không bao giờ |
| Công việc và hồ sơ xin việc | Có | Không | Không bao giờ |
| Tài khoản mạng xã hội chính | Có | Có thể | Không bao giờ |
| Cửa hàng bạn có thể mua lại | Không | Có | Không, sẽ mất hóa đơn |
| Bản tin bạn đọc thường xuyên | Không | Có | Không |
| Một báo cáo miễn phí bạn chỉ đọc một lần | Không | Có thể | Phù hợp, nếu trang web cho phép |
| Kiểm tra email đăng ký của chính trang web bạn | Không | Có thể | Phù hợp |
| Trang web có thấy địa chỉ thật của bạn không? | Có | Với bí danh thì không. Với thẻ cộng thì có | Không |
| Năm sau bạn còn đọc được thư không? | Có | Có | Không, khoảng 24 giờ |
Hộp thư tạm thời phù hợp ở đâu
Hộp thư tạm thời là một địa chỉ dùng được, không cần tài khoản và tự hết hạn. VookMail là một dịch vụ như vậy, và đây là cách chúng tôi gợi ý để xử lý tầng thứ ba: mở trang web, một địa chỉ đã có sẵn ở đó, không cần đăng ký và không có mật khẩu. Bạn có thể sao chép nó bằng nút Sao chép, hoặc bấm Mới để gõ tên người dùng của riêng mình và chọn một trong hơn 30 tên miền, hoặc dùng nút Ngẫu nhiên màu vàng để có địa chỉ ngẫu nhiên. Hộp thư kiểm tra thư mới vài giây một lần, nên liên kết xác nhận hiện ra mà không cần tải lại trang, và nút Xóa sẽ gỡ địa chỉ khi bạn dùng xong. Ngoài ra, thư và tệp đính kèm bị xóa trong khoảng 24 giờ.
Nếu địa chỉ đó sau này rơi vào một danh sách tiếp thị, thư sẽ không đến gần hộp thư thật của bạn, và đó chính là lợi ích. Đi kèm là ba giới hạn. Hộp thư tạm thời không có mật khẩu, nên ai biết hoặc đoán được địa chỉ đều đọc được, và địa chỉ ngẫu nhiên là lựa chọn hợp lý. Bạn sẽ mất quyền truy cập vào mọi tài khoản gắn với nó, nên tuyệt đối không dùng nó cho thứ gì bạn có thể cần khôi phục. Và một số trang web hoàn toàn không chấp nhận địa chỉ dùng một lần. Đó là quyền của họ, và cách ứng xử đúng là dùng địa chỉ phụ của bạn ở đó. Điều tương tự áp dụng cho việc dùng thử miễn phí lặp lại hoặc các khuyến mãi chỉ dành cho một người mỗi khách hàng: không được dùng địa chỉ tạm thời cho việc đó, và điều khoản và điều kiện của chúng tôi cấm điều này.
Ngừng đăng địa chỉ của bạn lên mạng
Trên website của bạn, một biểu mẫu liên hệ có kiểm tra phía máy chủ để lộ ít hơn một liên kết mailto:. Nếu cần hiển thị địa chỉ, hãy dùng địa chỉ chức danh như contact@ mà bạn có thể lọc mạnh tay hoặc thay sau này. Viết "name at domain dot com" chặn được những công cụ thu thập lười nhất, nên có giúp chút ít, nhưng không nên là phòng thủ chính. Hãy xóa địa chỉ của bạn khỏi các tài liệu cũ do bạn kiểm soát, và nhớ rằng bộ nhớ đệm của công cụ tìm kiếm và kho lưu trữ web có thể giữ bản sao một thời gian.
Đọc biểu mẫu trước khi gửi
Nhiều biểu mẫu đi kèm ô tiếp thị đã được tích sẵn. Ở EU, ô tích sẵn không được coi là sự đồng ý hợp lệ theo GDPR, nhưng nhiều biểu mẫu ngoài EU vẫn dùng, và một số trong EU cũng vậy. Bỏ tích chỉ mất một giây. Nếu một biểu mẫu đòi bạn đồng ý nhận tiếp thị mới được dùng một tính năng cơ bản, hãy cân nhắc xem bạn có thật sự cần tính năng đó không.
Ngăn hình ảnh báo cáo ngược về người gửi
Hình ảnh từ xa có thể cho người gửi biết địa chỉ của bạn đang hoạt động. Trong ứng dụng web Gmail, vào Cài đặt, Xem tất cả chế độ cài đặt, Chung và chọn Hỏi trước khi hiển thị hình ảnh bên ngoài. Trên iPhone, Apple Mail có Bảo vệ hoạt động trong Mail trong phần cài đặt quyền riêng tư, tải nội dung từ xa một cách riêng tư. Thư của bạn sẽ trông đơn giản hơn cho đến khi bạn cho phép hình ảnh từ một người gửi, và cái giá nhỏ đó cũng làm việc theo dõi khó hơn.
Nếu bạn sở hữu một tên miền
Chạy tên miền riêng vừa thêm công cụ vừa thêm trách nhiệm. Ba bản ghi DNS có ích, dù không như nhiều người nghĩ: chúng làm rất ít để giảm thư rác bạn nhận. Điều chúng làm là khiến người khác khó giả mạo tên miền của bạn hơn, từ đó bảo vệ những người bạn gửi thư và giảm số thư trả về cho những thư bạn chưa từng gửi.
- SPF là một bản ghi TXT liệt kê ai được phép gửi thay cho tên miền của bạn, chẳng hạn
v=spf1 include:_spf.yourprovider.example -all. Phần cuối-allbảo bên nhận từ chối các người gửi khác, còn~alllà phiên bản mềm hơn. Chỉ công bố một bản ghi SPF cho mỗi tên miền, vì có hai bản ghi sẽ làm hỏng nó. - DKIM công bố một khóa công khai để bên nhận kiểm tra chữ ký mà máy chủ thư của bạn thêm vào. Nhà cung cấp thư tạo khóa và cho bạn biết cần thêm bản ghi nào.
- DMARC cho bên nhận biết phải làm gì khi việc khớp tên miền không đạt. Hãy bắt đầu với
v=DMARC1; p=none; rua=mailto:reports@yourdomain.example, đọc các báo cáo trong vài tuần để tìm thư hợp pháp mà bạn đã quên, rồi chuyển sangp=quarantinevà cuối cùng làp=reject.
Còn hai thiết lập nữa đáng thay đổi. Tránh hộp thư catch-all, loại nhận thư gửi đến bất kỳ địa chỉ nào ở tên miền của bạn và vì thế biến mọi lượt đoán mò thành thư rác được giao. Hãy tạo các địa chỉ có tên và bí danh, và để máy chủ từ chối người nhận lạ ngay trong phiên SMTP. Sau đó bảo vệ các biểu mẫu của bạn: giới hạn tốc độ theo địa chỉ IP, thêm một trường honeypot ẩn mà người thật không bao giờ điền, và dùng double opt-in cho danh sách gửi thư để không ai có thể đăng ký địa chỉ của một người lạ. Double opt-in cũng bảo vệ chính bạn, vì bạn sẽ không bao giờ gửi thư cho những người không yêu cầu.
Những tình huống mà lời khuyên thông thường chưa đủ
Thư rác dường như đến từ chính địa chỉ của bạn
Email cơ bản cho phép người gửi viết bất cứ gì vào dòng From, nên gần như chắc chắn đây là giả mạo. Thường đi kèm một lời đe dọa: "Tôi đã hack tài khoản của bạn, hãy trả tiền cho tôi". Hãy xem kết quả xác thực, thường sẽ không đạt, rồi báo cáo. Chỉ cần lo khi bạn thấy bằng chứng khác, chẳng hạn thư trong mục Đã gửi mà bạn không viết, hoặc những lần đăng nhập bạn không nhận ra. Khi đó, hãy đổi mật khẩu, bật xác thực hai yếu tố và kiểm tra các quy tắc chuyển tiếp, vì kẻ tấn công xâm nhập được thường thêm một quy tắc ẩn sao chép thư của bạn đi nơi khác.
Một loạt xác nhận đăng ký đổ về đột ngột
Hàng trăm thư "chào mừng" và "xác nhận đăng ký" trong một giờ có thể là một cuộc tấn công có chủ đích, gọi là email bombing hay subscription bombing. Đôi khi mục tiêu là chôn vùi một thư quan trọng, như xác nhận mua hàng hay cảnh báo đổi mật khẩu. Trước khi dọn bất cứ gì, hãy tìm trong đống thư đó các thông báo bảo mật, và kiểm tra trực tiếp ngân hàng, cửa hàng và tài khoản email của bạn. Sau đó thêm một bộ lọc tạm thời cho các cụm như "xác nhận đăng ký" cho đến khi đợt này qua, rồi xóa bộ lọc đó, vì nó cũng sẽ bắt cả những lần đăng ký sau này của bạn.
Thư rác qua lịch và chia sẻ tệp
Kẻ gửi thư rác lợi dụng lời mời lịch và thông báo chia sẻ tài liệu, vì chúng đến từ các dịch vụ thật và vượt qua xác thực. Trong Google Calendar, bạn có thể đổi mục Thêm lời mời vào lịch của tôi để chỉ người gửi đã biết mới tự động hiện ra. Đừng mở tài liệu do người bạn không quen chia sẻ, và hãy báo cáo ngay trong dịch vụ đã gửi thông báo.
Hộp thư dùng chung của gia đình hoặc nhóm
Nếu một người báo cáo bản tin là thư rác trong khi người khác lại muốn nhận, bộ lọc sẽ nhận tín hiệu lẫn lộn. Hãy thống nhất một quy tắc: hủy đăng ký những gì không ai muốn, và xếp những gì chỉ một người muốn vào một nhãn.
Thư rác do ai đó gõ nhầm địa chỉ của bạn
Nếu bạn có địa chỉ ngắn, có thể bạn nhận hóa đơn, thông báo của trường hay thư tài khoản của người lạ. Đây không phải thư rác theo nghĩa thông thường, và báo cáo nó có thể không công bằng với người gửi. Hãy dùng liên kết "đây không phải tài khoản của tôi" của dịch vụ nếu có, nếu không thì lọc nó. Đừng bấm vào bất kỳ liên kết đặt lại mật khẩu nào mà bạn không yêu cầu.
Những sai lầm khiến mọi thứ tệ hơn
- Trả lời, kể cả để nói dừng lại. Điều đó xác nhận có người thật đọc địa chỉ này.
- Gọi số điện thoại trong thư lừa đảo. Với bất cứ chuyện gì liên quan đến tiền, hãy dùng số bạn đã có sẵn.
- Chuyển tiếp thư rác để cảnh báo bạn bè. Làm vậy chỉ lan truyền các liên kết. Hãy mô tả bằng lời của bạn thay vào đó.
- Tắt bộ lọc thư rác chỉ vì nó xếp nhầm một thư. Hãy đánh dấu thư đó là "Không phải spam" và để bộ lọc bật.
- Cài ứng dụng "chặn thư rác" có toàn quyền truy cập hộp thư mà không kiểm tra ai làm ra chúng và họ làm gì với thư của bạn.
- Tải mọi hình ảnh từ xa. Nhiều thư tiếp thị mang một điểm ảnh theo dõi (tracking pixel) báo lại khi bạn mở thư. Hãy đặt ứng dụng hỏi trước khi tải hình ảnh từ người gửi lạ.
- Đưa tài khoản bạn cần vào địa chỉ ngắn hạn. Khi hộp thư hết hạn, thư đặt lại mật khẩu không còn đến được với bạn.
- Đổi địa chỉ quá sớm. Địa chỉ mới chỉ có ích nếu thói quen của bạn cũng thay đổi. Hãy coi đó là biện pháp cuối cùng, và chuyển các tài khoản quan trọng dần dần.
Những việc nên duy trì
Một hộp thư sạch chỉ cần rất ít công duy trì:
- Mỗi lần đăng ký: hỏi xem một tháng nữa bạn có cần nó không, chọn tầng địa chỉ, và bỏ tích các ô tiếp thị.
- Mỗi tuần, trong tháng đầu: xem thư mục thư rác để tìm nhầm lẫn và báo cáo những gì lọt qua.
- Mỗi tháng sau đó: hủy đăng ký những gì bạn đã thôi đọc, và liếc qua các bộ lọc.
- Vài lần mỗi năm: kiểm tra địa chỉ chính trên một dịch vụ tra cứu rò rỉ uy tín.
Nếu chỉ làm hai điều từ hướng dẫn này, hãy bảo vệ địa chỉ chính và báo cáo những gì lọt qua. Hai thói quen đó phối hợp với bộ lọc của nhà cung cấp thay vì đối đầu với nó. Để xem các hướng dẫn liên quan, hãy duyệt blog VookMail.
Câu hỏi thường gặp về thư rác
Tại sao tôi đột nhiên nhận nhiều thư rác như vậy?
Nguyên nhân thường gặp là một vụ rò rỉ dữ liệu gần đây ở dịch vụ bạn dùng, một lần đăng ký đã chia sẻ địa chỉ của bạn với đối tác, hoặc địa chỉ của bạn xuất hiện trên một trang công khai. Một loạt thư xác nhận đổ về thì khác, và có thể là một cuộc tấn công có chủ đích, nên hãy kiểm tra các tài khoản quan trọng trước.
Đánh dấu thư là spam có thật sự giúp ích không?
Có. Nhà cung cấp dùng các báo cáo để huấn luyện bộ lọc và đánh giá người gửi, nên nó giúp bạn trực tiếp và cộng thêm vào hồ sơ khiếu nại về người gửi. Nó sẽ không làm vấn đề biến mất qua đêm, nhất là với những kẻ gửi thư rác liên tục đổi địa chỉ.
Tôi có thể báo cáo thư rác cho ai khác ngoài nhà cung cấp không?
Nút báo cáo của nhà cung cấp là bước đầu hữu ích nhất. Nhiều quốc gia cũng có cơ quan bảo vệ người tiêu dùng hoặc chống tội phạm mạng nhận báo cáo lừa đảo, và điều đó quan trọng nhất khi bạn đã mất tiền hoặc thông tin cá nhân.
Thư rác nguy hiểm hay chỉ phiền?
Phần lớn chỉ gây phiền, nhưng một số mang liên kết lừa đảo, tệp đính kèm độc hại hoặc chiêu lừa thanh toán. Hãy coi bất kỳ thư nào tạo cảm giác gấp gáp, yêu cầu bạn đăng nhập hoặc đòi tiền là đáng ngờ, và kiểm tra bằng cách truy cập thẳng dịch vụ. Bài hướng dẫn an toàn tệp đính kèm của chúng tôi giải thích loại tệp nào cần thận trọng nhất.
Tại sao thư rác vẫn vào hộp thư đến dù bộ lọc tốt?
Bộ lọc cân bằng giữa hai loại lỗi: để thư rác lọt vào và giữ thư thật ở ngoài. Các nhà cung cấp nghiêng về phía không làm mất thư thật của bạn. Các chiến dịch mới cũng có lợi thế khởi đầu cho đến khi đủ người báo cáo, đó là thêm một lý do để các báo cáo của bạn có giá trị.
Tôi có nên lấy địa chỉ email mới không?
Chỉ khi địa chỉ cũ đã bị lộ không cứu vãn được. Nếu làm vậy, hãy giữ địa chỉ cũ vài tháng với chuyển tiếp bật, chuyển các tài khoản quan trọng trước, và dùng cách ba tầng ngay từ đầu để địa chỉ mới luôn sạch.